Medlemskartoteket i KlubOffice er af gode grunde et centralt placeret redskab i klubben, og det var i rigtig mange år placeret hos vores frivillige hjælper, Christian Jepsen, som i 15 år brugte et hav af frivilligtimer på opgaverne. Indtil og med generalforsamlingen sidste år, hvor Jepsen trak sig fra opgaven og fortjent blev hædret med klubbens Velfærdspokal for sin kæmpe, mangeårige indsats.
Sidenhen har Marcus Palm Frøde taget over, og han har brugt det seneste godt og vel halve år på oplæring i systemerne, og på håndtering af mange af de finurligheder, som også er en del af at bestyre vores medlemskartotek.
Opgaverne/ansvarsområderne i medlemsadministrationen er følgende:
- Nyindmeldelser
- Opdatering af stamdata på eksisterende medlemmer (ny post/mailadresse, mobilnummer m.v.)
- Registrering af betalingskort på medlemmer
- Kontingentopkrævninger
- Restancelister
- Holdkortspærringer
- Udmeldelser
- Spillercertifikater
- Klub- og holdhverv
Ovennævnte gælder både for fodbold og for futsal.
Marcus er nu efterhånden kommet så godt ind i tingene, at det er blevet tid til at sætte lidt struktur på den del af arbejdet, som peger ud mod klubbens spillere, trænere/ledere, støttemedlemmer m.fl.
Først og fremmest er der ét sted at henvende sig med alle medlemskartotek-relaterede spørgsmål, og det er på mailadressen: medlem@vejgaard-bk.dk, hvor Marcus besvarer henvendelserne 3 gange i løbet af ugen. Marcus står også opført med sin mailadresse som FU-medlem, samt med sit mobilnummer, men ingen af disse skal bruges til henvendelser omkring medlemskartoteket! Slet ikke mobilnummeret på alle tider af døgnet - i arbejdstiden, fredage aftener o.l. Det slider for hårdt på vores frivillige ressourcer og det beder vi alle om at respektere.
Og jo - vi ved godt, at der med jævne mellemrum opstår ønske om - hurtigt - at få løst en spillersag (restance, holdkortspærring o.l.), så spilleren kan deltage i en kamp samme dag, men det siger næsten sig selv, at med vores mange medlemmer og store antal turneringshold, så fylder det ret meget, hvis bare halvdelen af vores hold står i situationen i løbet af året. Og det er vores setup ikke bemandet efter.
Medlemsadministrationen og Marcus arbejder med og for alle VB'ere, stort set året rundt, og han vil rigtig gerne hjælpe med at få styr på registreringerne i medlemskartoteket og de relaterede opgaver, så tøv ikke med at tage fat i Marcus - som nævnt altså på mailadressen medlem@vejgaard-bk.dk.
